Prowadzenie konferencji

Wydarzenie w EdMacie może być godzinnym wykładem albo dwudniową konferencją. W tym drugim przypadku dostaje zestaw narzędzi, z których zespół korzysta w dniu wydarzenia: budynek, w którym się odbywa, dokumenty potrzebne zespołowi, bilety sprawdzane przy wejściu, grafik wolontariuszy i szatnię.

Każde narzędzie jest osobną częścią serwisu z własnym przełącznikiem i każde pokazuje się tylko tym, dla których jest — skaner osobom pilnującym wejścia, bilet osobie, do której należy.

Pokazane na wymyślonej konferencji: Każdy obrazek na tej stronie pochodzi z wydarzenia demonstracyjnego, którego nazwa zaczyna się od „TEST=FAKE”. Ludzie, wystąpienia i liczby są zmyślone; ekrany są prawdziwe.
Bilet niesie kod i nic więcej: Kod QR na bilecie zawiera losowy ciąg znaków i żadnych danych osobowych. Osoba, do której należy bilet, może w każdej chwili dostać nowy kod, a stary od razu przestaje działać.
Zasady dla osób poniżej 16 lat są stałe, nie opcjonalne: Wolontariusz poniżej 16 lat nie weźmie dyżuru, zanim nie zostanie zapisana zgoda, ani takiego, który zahacza o godziny 22:00–06:00, ani więcej niż siedem godzin dziennie — grafik tego nie przyjmie i powie dlaczego.

W prawdziwym serwisie

Zrzut ekranu strony konferencji demonstracyjnej tak, jak widzi ją organizatorka: „You are running this” z przyciskami Edit i Cancel this event, a pod spodem stos zwiniętych paneli — Programme 20, Proposals 7, Your registration questions 4, Registrations 14, Who runs this event 17, Venue and room 10, The building’s checklist 1, Documents 10, Tickets, Volunteer rota 28, Cloakroom 1. — Widok organizatorki wymyślonej konferencji demonstracyjnej: jeden zwinięty panel na każde narzędzie, każdy z licznikiem. Otwórz prawdziwą stronę →

Zrzut ekranu budynku demonstracyjnego „Wydział Fizyki UW — Pasteura 5 (demo)”: adres, notka kontaktowa mówiąca, że numery sal i pojemności w demo są przykładowe, numer portierni i sześć sal, każda z piętrem, liczbą miejsc, pojemnością przeciwpożarową i oznaczeniami wejścia bez schodów i sprzętu AV. — Budynek i jego sale: miejsca, pojemność przeciwpożarowa, wejście bez schodów i sprzęt. To jest demo; liczby są przykładowe. Otwórz prawdziwą stronę →

Zrzut ekranu biletu na „TEST=FAKE Dni Dydaktyki Fizyki 2026” na nazwisko Kasia Attendee: kod QR, krótki kod do odczytania na głos, gdy kamera zawiedzie, kiedy i gdzie, godzina wyjścia oraz przyciski Print this badge i Get a new code. — Bilet uczestniczki (wymyślonej): kod QR, krótki kod do odczytania zamiast niego i przycisk wymiany kodu.

Zrzut ekranu skanera „Door scanner” dla konferencji demonstracyjnej: wybór między Coming in i Going out, przycisk Use the camera, pole do wpisania kodu, pole do szukania kogoś po imieniu i linia mówiąca, ile skanów czeka na wysłanie i że wczytano listę 12 osób. — Skaner przy wejściu, widoczny tylko dla osób pilnujących drzwi: kamera, wpisany kod albo imię, wejście albo wyjście — i działa też bez internetu.

Zrzut ekranu grafiku wolontariuszy do druku na pierwszy dzień konferencji demonstracyjnej: tabela z godziną, stanowiskiem, miejscem i osobami — rejestracja, szatnia, punkt informacyjny, obsługa sal — z wymyślonymi nazwiskami wolontariuszy. — Grafik gotowy do wydruku i powieszenia na ścianie. Nazwiska są wymyślone.

Zrzut ekranu stanowiska szatni na konferencji demonstracyjnej: „2 on the racks · 4 handed back · 22 hooks free”, przyciski Take something in, Hand something back, The racks i Close the desk oraz siatka wieszaków od A01 do B12, z których dwa zajmuje plecak, i pole „What it looks like (optional)”. — Szatnia: wybierz wolny wieszak, opisz rzecz, jeśli chcesz, wydrukuj numerek. Żadna rzecz nigdy nie jest powiązana z osobą.

Budynek i jego sale

Budynek ma adres, notkę kontaktową i numer portierni, a sale mają liczbę miejsc, pojemność przeciwpożarową, informację o wejściu bez schodów i sprzęcie. Budynek ma własny zespół — administratorów i portierów — który zatwierdza albo odrzuca prośbę wydarzenia o salę.

Budynek udostępnia listy kontrolne — bezpieczeństwo pożarowe, catering, grupa szkolna z dziećmi — a wydarzenie, które rezerwuje salę, dostaje kopię do przejścia. Dopóki wymagany punkt jest otwarty, wydarzenia nie da się opublikować. Nie ma jeszcze mapy ani kalendarza rezerwacji budynku.

Dokumenty według tego, kto może je czytać

Zespół udostępnia na wydarzeniu pliki i linki, każdy dla jednej z pięciu grup: wszystkich, uczestników, obsługi, organizatorów — każda kolejna to węższy krąg w poprzednim — albo dla administratorów budynku. Ktoś spoza grupy w ogóle nie widzi dokumentu. Przyjmowane są tylko PDF-y i obrazy, odbudowywane albo sprawdzane tak samo jak każdy inny przesłany plik.

Dokument można oznaczyć jako obowiązkowy do przeczytania dla całego zespołu. Wtedy wolontariusz, który go nie otworzył, nie może rejestrować osób, skanować biletów ani obsługiwać szatni, dopóki tego nie zrobi — odprawa jest przed dyżurem. Podmiana dokumentu zachowuje starą wersję i to, kto ją przeczytał.

Bilety i wejście

Bilet powstaje w chwili, gdy ktoś ma miejsce. Pokazuje kod QR i krótki kod, drukuje się jako identyfikator, a jego właściciel może wygenerować nowy kod. Organizatorzy mogą wydrukować cały arkusz identyfikatorów; na identyfikatorach osób poniżej 16 lat jest tylko imię i inicjał.

Przy wejściu osoby z zespołu wydarzenia skanują kamerą, wpisują krótki kod albo szukają kogoś po imieniu, wybierając „wejście” albo „wyjście”. Gdy zniknie internet, skany czekają na urządzeniu i wysyłają się, gdy wróci; o każdym decyduje serwer. Czego nie ma: skanowania na poszczególne sesje, biletów w portfelu telefonu, aplikacji.

Przykład Obrazek, nie element sterujący — nic na nim nie da się kliknąć.

Wpuszczony Ważny bilet, wejście pierwsze wejście
Już w środku Nic się nie zmieniło w obie strony
Wyszedł Ważny bilet, wyjście był w środku
Nie idzie Właściciel biletu się wypisał odmowa
Nieznany Żaden bilet nie ma tego kodu odmowa
Kolizja Jeden kod wszedł dwa razy, zanim skany się wysłały oznaczone

Sześć odpowiedzi, które może dać skaner przy wejściu, narysowanych jako lista. Wolontariusz odczytuje słowo z lewej; notka z prawej mówi, kiedy się pojawia.

Grafik wolontariuszy

Organizatorzy tworzą stanowiska — rejestracja, szatnia, sala — i dyżury na każdym z nich. Wolontariusze sami biorą dyżury, a organizatorzy mogą wpisać na dyżur każdego z zespołu. Wolontariusz może oddać dyżur do czterech godzin przed jego początkiem.

Po dyżurze organizator oznacza go jako odbyty i jego godziny się liczą — długość dyżuru albo poprawiona liczba z notką. Każdy wolontariusz widzi swoje godziny ze wszystkich wydarzeń i może wydrukować niepodpisane zaświadczenie o wolontariacie. Czego nie ma: zamiany dyżurów i jakiejkolwiek wiadomości, że ktoś został na dyżur wpisany.

Szatnia

Stanowisko szatni ma wieszaki z numerami. Przyjęcie rzeczy wybiera wolny wieszak i drukuje numerek z kodem QR i dużą liczbą; wydanie to skan albo wpisany kod. Przy zgubionym numerku osoba w szatni zapisuje, jak wygląda rzecz i jakiego rodzaju dokument został pokazany — nigdy jego numer — a zgubiony kod przestaje działać przy tym stanowisku.

Zamknięcie szatni zamienia wszystko, co jeszcze wisi, w „nieodebrane”, a organizator dostaje to jako listę. Żadna rzecz nie jest w żadnym momencie powiązana z czyimś kontem.

Spojrzenie na wydarzenie oczami kogoś innego

Organizator może zobaczyć stronę wydarzenia tak, jak widzi ją osoba niezalogowana — strona jest po prostu pobierana jeszcze raz bez jego logowania, pod paskiem, który to mówi — albo ułożoną tak, jak zobaczy ją ktoś, kto przychodzi. Nikt nigdy nie loguje się jako ktoś inny. Tak zespół sprawdza, zanim otworzą się drzwi, czy to, co jest dla uczestników, nie jest widoczne publicznie.

Konferencja demonstracyjna jest po to, żeby ją oglądać. Jej organizatorka, portier, wolontariusze i uczestnicy to konta demonstracyjne, a nie prawdziwi ludzie — dlatego każde nazwisko na tej stronie może być pokazane.